Comment comptabiliser un abonnement téléphone ou internet ?

Le compte 626

Les abonnements de téléphone fixe ou mobile, la box internet, la fibre du bureau et les frais d’envoi de courrier vont au compte 626 Frais postaux et frais de télécommunications.

La TVA facturée par l’opérateur est déductible, au compte 44566, à condition que la facture soit au nom de la société et que l’abonnement serve à l’activité.

Cas 1 : forfait mobile au nom de la société

Un forfait à 25,00 € HT par mois, soit 30,00 € TTC, prélevé chaque mois.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
626	Frais postaux et frais de télécommunications	25,00
44566	TVA déductible sur autres biens et services	5,00
401	Fournisseurs		30,00
	Total	30,00	30,00

Compte	Libellé	Débit	Crédit
401	Fournisseurs	30,00
512	Banque		30,00
	Total	30,00	30,00

Pour un prélèvement mensuel identique, vous pouvez aussi passer une seule écriture au vu du relevé, débit 626 et 44566, crédit 512. Mais la facture doit rester disponible pour justifier la TVA déduite.

Cas 2 : l’achat du téléphone

Le téléphone est un matériel, pas un abonnement. Il suit la même règle qu’un ordinateur :

• jusqu’à 500 € HT, il peut passer en charge au compte 6063 Fournitures d’entretien et de petit équipement ;
• au-delà, c’est une immobilisation au compte 2183 Matériel de bureau et matériel informatique, amortie sur sa durée d’utilisation.

Un smartphone à 900,00 € HT, soit 1 080,00 € TTC :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
2183	Matériel de bureau et matériel informatique	900,00
44562	TVA déductible sur immobilisations	180,00
404	Fournisseurs d'immobilisations		1 080,00
	Total	1 080,00	1 080,00

Le calcul de l’amortissement est détaillé dans l’achat d’un ordinateur portable.

Si le téléphone est vendu avec le forfait et payé par mensualités, séparez si possible le prix du matériel de celui de l’abonnement : la facture de l’opérateur les distingue en général.

Usage mixte : pro et perso

Dans une petite société, le même téléphone sert souvent aux deux. Deux situations se présentent.

• L’abonnement est au nom de la société et le gérant s’en sert aussi à titre privé. La charge reste celle de la société. Un usage privé important et régulier peut toutefois constituer un avantage en nature pour le dirigeant : si c’est votre cas, posez la question à votre expert-comptable.
• L’abonnement est au nom du gérant et sert en partie à l’activité. La société ne peut pas enregistrer la facture comme la sienne. Elle peut rembourser au gérant la part professionnelle, sur justificatif, via une note de frais. La TVA n’est alors en principe pas récupérable, la facture n’étant pas au nom de la société. Voir la note de frais.

La solution la plus simple reste une ligne au nom de la société, utilisée pour l’activité.

Les erreurs fréquentes

• Mettre le téléphone en 626 avec l’abonnement. Un appareil à 900 € HT est une immobilisation, pas une charge de télécommunications.
• Déduire la TVA d’une facture au nom du gérant. Sans facture au nom de la société, la TVA déduite peut être remise en cause.
• Passer toute la box du domicile en charges. Si la box sert surtout au foyer, seule une part professionnelle justifiée peut être prise en charge.
• Oublier les mois manquants. Vérifiez à la clôture que les douze factures de l’année sont enregistrées : les espaces client des opérateurs permettent de toutes les télécharger.