Comment comptabiliser une note de frais ?

La règle : la société doit de l’argent à celui qui a payé

Quand un salarié ou le gérant règle une dépense de la société avec ses propres moyens, la dépense reste celle de la société. On l’enregistre comme si la société l’avait payée elle-même, mais au lieu d’un fournisseur ou de la banque, la contrepartie est une dette envers la personne :

• 421 Personnel – rémunérations dues pour un salarié ;
• 455 Associés – comptes courants pour le gérant associé, ou l’associé, qui avance la dépense.

Le remboursement, par virement, solde ensuite ce compte. Tant qu’il n’est pas remboursé, le montant figure au bilan comme une dette de la société.

La TVA : récupérable sous conditions

La TVA d’une note de frais se récupère comme celle de n’importe quel achat, si deux conditions sont réunies :

• le justificatif est une facture ou une note mentionnant la TVA, de préférence au nom de la société ;
• la dépense est engagée pour les besoins de l’activité.

Certaines dépenses sont exclues du droit à déduction, quel que soit le justificatif. C’est le cas notamment du transport de personnes (billets de train, d’avion, taxis) et de l’hébergement des dirigeants et salariés. On les passe en charge pour leur montant TTC.

Cas 1 : note de frais d’un salarié

Un salarié rend une note de frais pour le mois de mars :

• des fournitures de bureau : 50 € HT, 10 € de TVA, soit 60 € TTC ;
• un billet de train pour un rendez-vous client : 85 € TTC, sans TVA récupérable.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6064	Fournitures administratives	50,00
44566	TVA déductible sur autres biens et services	10,00
6251	Voyages et déplacements	85,00
421	Personnel – rémunérations dues		145,00
	Total	145,00	145,00

Le remboursement, par virement séparé ou avec la paie :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
421	Personnel – rémunérations dues	145,00
512	Banque		145,00
	Total	145,00	145,00

Une note de frais remboursée sur justificatifs n’est pas un salaire : elle n’est soumise ni aux cotisations sociales ni à l’impôt sur le revenu du salarié.

Cas 2 : dépense avancée par le gérant associé

Le gérant d’une EURL achète des cartouches d’encre et une clé USB avec sa carte personnelle : 100 € HT, 20 € de TVA, soit 120 € TTC. La facture est établie au nom de la société.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6064	Fournitures administratives	100,00
44566	TVA déductible sur autres biens et services	20,00
455	Associés – comptes courants		120,00
	Total	120,00	120,00

Compte	Libellé	Débit	Crédit
455	Associés – comptes courants	120,00
512	Banque		120,00
	Total	120,00	120,00

Rien n’oblige à rembourser tout de suite : le solde créditeur du 455 reste une somme due au gérant, qu’il pourra retirer plus tard. Voir l’apport en compte courant d’associé.

Les justificatifs à conserver

• La facture ou le ticket de chaque dépense, au nom de la société quand c’est possible.
• Un récapitulatif signé : date, nature, montant, motif professionnel.
• Pour les repas et les déplacements : les personnes présentes, le client ou le rendez-vous.

Sans justificatif, la dépense n’est pas déductible et le remboursement peut être requalifié en rémunération.

Les erreurs fréquentes

• Utiliser le compte fournisseur 401. Le salarié ou le gérant n’est pas un fournisseur : passez par 421 ou 455.
• Récupérer la TVA sur un billet de train ou une nuit d’hôtel. Ces dépenses sont exclues du droit à déduction : la charge est enregistrée TTC.
• Récupérer la TVA sans facture qui la mentionne. Un simple reçu de carte bancaire ne suffit pas.
• Enregistrer le relevé bancaire personnel. Seule la dépense entre en comptabilité, pas le compte personnel de celui qui a payé.
• Rembourser un forfait sans justificatif. Une somme fixe versée sans pièce n’est pas une note de frais : c’est un complément de rémunération.

Cas voisins

• Le gérant utilise son véhicule personnel : ce sont des indemnités kilométriques, pas une note de frais classique.
• Un repas avec un client : voir les repas d’affaires.
• Le gérant n’est pas associé : la dépense ne passe pas en compte courant d’associé. Utilisez le même compte que pour un salarié, ou un compte de tiers dédié.