Comment comptabiliser l'achat d'un ordinateur portable ?

Charge ou immobilisation : la règle des 500 € HT

Un ordinateur sert plusieurs années. En principe, c’est donc une immobilisation : on l’inscrit à l’actif du bilan et on étale son coût sur sa durée d’utilisation par l’amortissement.

L’administration admet une simplification : le matériel et le mobilier de bureau dont la valeur unitaire ne dépasse pas 500 € HT peuvent être comptabilisés directement en charges, l’année de l’achat (BOI-BIC-CHG-20-30-10).

• Le seuil s’apprécie par appareil, pas par facture : trois portables à 450 € HT achetés ensemble restent chacun sous le seuil.
• C’est une faculté, pas une obligation : un ordinateur à 400 € HT peut aussi être immobilisé.
• Si votre entreprise ne récupère pas la TVA (franchise en base), le seuil s’apprécie sur le prix TTC, qui est alors votre coût réel.

Cas 1 : ordinateur à moins de 500 € HT

Un portable à 450 € HT, soit 540 € TTC, est enregistré directement en charge, au compte 6063 Fournitures d’entretien et de petit équipement.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6063	Fournitures d'entretien et de petit équipement	450,00
44566	TVA déductible sur autres biens et services	90,00
401	Fournisseurs		540,00
	Total	540,00	540,00

Puis le règlement, au vu du relevé bancaire :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
401	Fournisseurs	540,00
512	Banque		540,00
	Total	540,00	540,00

La dépense est entièrement déduite du résultat de l’exercice. Il n’y a rien d’autre à faire à la clôture.

Cas 2 : ordinateur à plus de 500 € HT

Un portable à 1 200 € HT, soit 1 440 € TTC, acheté et mis en service le 1er avril, est enregistré en immobilisation au compte 2183 Matériel de bureau et matériel informatique.

Deux comptes changent par rapport à un achat courant : la TVA va en 44562 (TVA sur immobilisations) et la dette en 404 (fournisseurs d’immobilisations).

Compte	Libellé	Débit	Crédit
2183	Matériel de bureau et matériel informatique	1 200,00
44562	TVA déductible sur immobilisations	240,00
404	Fournisseurs d'immobilisations		1 440,00
	Total	1 440,00	1 440,00

Compte	Libellé	Débit	Crédit
404	Fournisseurs d'immobilisations	1 440,00
512	Banque		1 440,00
	Total	1 440,00	1 440,00

L’amortissement à la clôture

Le coût de l’ordinateur est réparti sur sa durée d’utilisation. Pour du matériel informatique, 3 ans est la durée d’usage couramment admise. L’amortissement linéaire se calcule au prorata temporis, à partir de la date de mise en service.

Pour un exercice clos le 31 décembre, l’ordinateur a servi 9 mois la première année : 1 200 × 1/3 × 9/12 = 300 €.

Exercice	Calcul	Dotation	Valeur nette en fin d’exercice
N	1 200 × 1/3 × 9/12	300 €	900 €
N+1	1 200 × 1/3	400 €	500 €
N+2	1 200 × 1/3	400 €	100 €
N+3	1 200 × 1/3 × 3/12	100 €	0 €

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6811	Dotations aux amortissements des immobilisations	300,00
28183	Amortissements du matériel de bureau et informatique		300,00
	Total	300,00	300,00

La même écriture revient chaque année, avec le montant du tableau, jusqu’à ce que l’ordinateur soit totalement amorti.

Les erreurs fréquentes

• TVA en 44566 au lieu de 44562. La déclaration de TVA distingue la TVA déductible sur immobilisations (ligne 19 de la CA3) de celle sur les autres biens et services (ligne 20). Le bon compte facilite le report.
• Fournisseur en 401 au lieu de 404. Au bilan, les dettes envers les fournisseurs d’immobilisations ne sont pas présentées avec les dettes fournisseurs d’exploitation.
• Oublier l’amortissement. Sans dotation, le résultat est surévalué et l’ordinateur reste au bilan pour son prix d’achat.
• Amortir sur l’année entière. Un ordinateur acheté en novembre ne s’amortit que sur deux mois la première année.
• Mettre l’écran, la souris ou le logiciel dans la même ligne. Chaque élément utilisable séparément s’apprécie à part, pour le seuil comme pour la durée d’amortissement.

Et s’il est payé avec la carte personnelle du gérant ?

L’achat reste celui de la société : on passe les mêmes comptes de charge ou d’immobilisation et de TVA, mais la contrepartie est le compte courant du gérant (455), que la société lui doit, au lieu du fournisseur. La facture doit être établie au nom de la société pour que la TVA soit récupérable.