Erreurs FEC : causes et corrections

Le FEC est un fichier texte dont les zones sont séparées par une tabulation ou par une barre verticale « | », et par rien d'autre. Un fichier découpé au point-virgule ou à la virgule vient presque toujours d'un passage par un tableur. Voici comment le reconnaître et retrouver un fichier lisible.

La première ligne du FEC porte le nom des zones, et ces noms sont fixés par le texte : JournalCode, EcritureNum, Montantdevise… Une majuscule de trop, un espace ou un tiret bas suffisent à les rendre non conformes. Le validateur reconnaît la zone visée, mais signale l'écart.

Le nom d'un FEC n'est pas libre : il associe le SIREN de l'entreprise, les lettres FEC et la date de clôture de l'exercice. Un fichier nommé « export.txt » ou « FEC 2025.txt » reste lisible, mais ne respecte pas le format réglementaire. La correction tient en un renommage, à condition de connaître la bonne date.

Le FEC doit être codé en ASCII, en ISO 8859-15 ou en Unicode UTF-8. Windows-1252, l'encodage par défaut de nombreux programmes sous Windows, n'en fait pas partie. La différence ne se voit pas à l'écran, mais elle change la façon dont certains caractères sont stockés : le symbole €, les apostrophes typographiques, les tirets longs ou le « œ ».

L'arrêté qui fixe le format du FEC prévoit la virgule pour séparer les euros des centimes. Un fichier qui écrit 1234.56 reste lisible, mais il s'écarte de la lettre du texte. L'erreur vient presque toujours d'un réglage d'export ou d'un passage par un tableur ; elle se corrige sans toucher à la comptabilité.

Sur les 18 zones du FEC, six seulement peuvent rester vides : celles que le texte qualifie « à blanc si non utilisé ». Toutes les autres doivent être renseignées sur chaque ligne, y compris la référence de pièce et la date de validation. Une zone vide trahit souvent une écriture sans pièce ou restée en brouillard.

Toutes les dates du FEC s'écrivent sur huit chiffres, année, mois puis jour, sans séparateur : 20251231. Une date au format français, une date ISO avec tirets ou une date qui n'existe pas au calendrier rendent la ligne non conforme. L'erreur vient presque toujours du réglage de l'export ou d'un tableur.

Dans un FEC, un montant s'écrit d'un seul bloc : 1234,56, sans espace ni point entre les milliers. Le texte est sans nuance sur ce point. L'espace insécable ajouté par un tableur ou un format d'affichage est la cause la plus courante ; elle se règle à l'export.

Le FEC décrit le lettrage avec deux zones : le code de lettrage et la date à laquelle il a été validé. Les deux sont facultatives, mais elles vont ensemble : un code sans date, ou une date sans code, signale un lettrage mal exporté, purgé à moitié ou rempli avec une valeur par défaut.

En partie double, chaque écriture doit avoir autant de débit que de crédit. Quand une écriture du FEC ne respecte pas cette règle, c'est presque toujours un problème d'export, d'arrondi ou de regroupement des lignes, rarement une vraie erreur de saisie. Voici comment repérer l'écart et le faire disparaître.

Un FEC se lit écriture par écriture : toutes les lignes d'une écriture devraient se suivre. Quand elles sont dispersées dans le fichier, l'écriture est éclatée. C'est presque toujours le signe d'un export trié par compte plutôt que par écriture, ou de deux écritures qui partagent le même numéro.

Dans un FEC, les numéros d'écriture doivent augmenter au fil du fichier. Quand une écriture porte un numéro plus petit qu'une écriture placée avant elle, la séquence est inversée. La cause est rarement une manipulation : c'est le plus souvent un tri d'export inadapté ou une numérotation qui repart à zéro chaque mois.

Le FEC doit présenter des écritures numérotées sans trou. Quand des numéros manquent dans la séquence, le vérificateur peut se demander si des écritures ont été supprimées après leur validation. Le plus souvent, la cause est plus banale : un brouillard effacé, un journal exclu de l'export ou une numérotation technique. Voici comment l'identifier.

Le FEC n'est pas une simple liste d'écritures : il doit les présenter dans l'ordre où elles ont été validées. Quand une écriture validée tôt apparaît après une écriture validée plus tard, le fichier n'est plus classé chronologiquement. Le plus souvent, c'est un tri d'export par journal ou par date d'écriture qui en est la cause.

Une comptabilité tenue en partie double est équilibrée par construction : additionnez tous les débits du FEC, puis tous les crédits, et vous devez obtenir le même nombre. Si ce n'est pas le cas, des lignes manquent, un montant est mal lu ou des écritures sont déséquilibrées. L'écart affiché par le validateur est le meilleur point de départ.

Un FEC porte sur un seul exercice. Quand des écritures sont datées après la date de clôture, ou bien trop longtemps avant, c'est que l'export a débordé ou que le nom du fichier ne porte pas la bonne date. Le validateur ne connaît la clôture que par ce nom : c'est souvent là qu'il faut regarder en premier.

Le FEC d'un exercice doit commencer par la reprise des soldes de l'exercice précédent : les à-nouveaux. Le validateur signale un fichier qui mouvemente des comptes de bilan sans contenir de journal d'à-nouveaux reconnaissable. C'est normal pour un premier exercice ; dans les autres cas, il faut vérifier que les soldes d'ouverture n'ont pas été oubliés.