Saisir une facture d'achat

Une facture d’achat s’enregistre en trois lignes : la charge, la TVA déductible et la dette envers le fournisseur. Grand Livre calcule la TVA et la ligne du fournisseur pour vous.

L’exemple suit la société Atelier Lumière, qui enregistre une facture de fournitures de la Papeterie du Centre : 148,50 € HT, 29,70 € de TVA, 178,20 € TTC.

1. Ouvrir la saisie

Dans Écritures, cliquez sur Saisie écritures en haut à droite.

2. Saisir la charge, puis la TVA

Sur la première ligne, renseignez la date de la facture, le journal AC (achats) et le compte de charge : tapez les premiers chiffres ou quelques lettres et validez la suggestion avec Entrée. Ici, 606400 « Fournitures administratives ». Le numéro de pièce se remplit tout seul dans le journal des achats.

Indiquez un libellé parlant, le nom du fournisseur et la nature de l’achat, puis le montant hors taxes au débit.

Cliquez ensuite sur le bouton du taux de TVA de la facture, ici TVA 20% : Grand Livre ajoute la ligne de TVA déductible, calculée sur la ligne précédente.

3. Équilibrer sur le fournisseur et joindre la facture

Cliquez sur Equ. : Grand Livre ajoute la ligne qui équilibre l’écriture, au crédit, pour le montant TTC. Choisissez le compte du fournisseur, ici 401PAPETERIE. Les cases Lier recopient la date, la pièce et le libellé sur toutes les lignes.

Glissez ensuite le PDF de la facture n’importe où sur l’écriture, ou cliquez sur Joindre une pièce, en bas à droite. La pièce s’affiche avec la mention « nouveau » : elle est envoyée au moment de l’enregistrement.

Tant que l’écriture n’est pas équilibrée, un message l’indique sous les lignes et Enregistrer reste grisé. Quand tout est en ordre, cliquez sur Enregistrer.

4. Retrouver l’écriture

L’éditeur se vide pour la facture suivante. Dans Écritures, l’écriture apparaît dans le mois de sa date, avec sa pièce jointe : un clic sur le PDF l’ouvre, la flèche le télécharge.

Aller plus vite avec la saisie automatique

Pour une facture au format PDF, vous pouvez aussi la déposer dans le bandeau Saisie automatique, en haut de l’écran de saisie : Grand Livre lit la facture et crée l’écriture, pièce jointe comprise. Relisez toujours l’écriture créée, en particulier le compte de charge.