Comment comptabiliser un loyer et un dépôt de garantie ?

La règle : loyer en charge, dépôt de garantie à l’actif

Un bail de locaux professionnels produit deux sortes d’écritures :

• le loyer et les charges, qui sont des charges de l’exercice : 6132 Locations immobilières pour le loyer, 614 Charges locatives et de copropriété pour les provisions sur charges ;
• le dépôt de garantie, que le bailleur vous rendra à la fin du bail. Ce n’est pas une dépense mais une somme prêtée : elle va au compte 275 Dépôts et cautionnements versés, à l’actif du bilan.

Le loyer est-il soumis à la TVA ?

Tout dépend du bail. La location de locaux nus à usage professionnel est en principe exonérée de TVA. Le bailleur peut toutefois opter pour la TVA, et le loyer est alors facturé TTC.

Pour le savoir, regardez la facture ou l’appel de loyer : si la TVA y figure, le bail est soumis. Pour la déduire, il vous faut une facture qui la mentionne.

Cas 1 : bail soumis à la TVA

L’appel de loyer mensuel porte sur 1 000 € HT de loyer et 150 € HT de provisions sur charges, plus 230 € de TVA, soit 1 380 € TTC.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6132	Locations immobilières	1 000,00
614	Charges locatives et de copropriété	150,00
44566	TVA déductible sur autres biens et services	230,00
401	Fournisseurs		1 380,00
	Total	1 380,00	1 380,00

Compte	Libellé	Débit	Crédit
401	Fournisseurs	1 380,00
512	Banque		1 380,00
	Total	1 380,00	1 380,00

Cas 2 : bail sans TVA

Le même loyer, sans option du bailleur : la facture porte 1 150 € sans TVA. Il n’y a rien à déduire.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6132	Locations immobilières	1 000,00
614	Charges locatives et de copropriété	150,00
401	Fournisseurs		1 150,00
	Total	1 150,00	1 150,00

Le dépôt de garantie

À la signature, vous versez un dépôt de garantie de deux mois de loyer hors charges, soit 2 000 €.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
275	Dépôts et cautionnements versés	2 000,00
512	Banque		2 000,00
	Total	2 000,00	2 000,00

Le dépôt ne porte pas de TVA, ne s’amortit pas et reste au bilan tant que le bail court.

À votre départ, le bailleur vous le restitue, éventuellement diminué d’une retenue pour remise en état. Avec une retenue de 300 € :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
512	Banque	1 700,00
615	Entretien et réparations	300,00
275	Dépôts et cautionnements versés		2 000,00
	Total	2 000,00	2 000,00

La régularisation annuelle des charges

Les 150 € mensuels sont des provisions. Une fois par an, le bailleur compare le total versé aux charges réelles :

• charges réelles plus élevées : le complément facturé va au débit du 614, comme un appel de charges ;
• trop-perçu : le remboursement ou l’avoir s’enregistre en sens inverse, au crédit du 614.

Les erreurs fréquentes

• Passer le dépôt de garantie en charge. Le résultat est minoré de 2 000 € alors que vous allez récupérer cette somme.
• Déduire une TVA qui n’existe pas. Si le bail n’est pas soumis, il n’y a pas de TVA, même si votre activité y est assujettie.
• Tout regrouper en 6132. Séparer loyer et charges locatives facilite la régularisation annuelle.
• Oublier le loyer payé d’avance à la clôture. Un loyer trimestriel payé en décembre pour janvier à mars concerne l’exercice suivant : voir les charges constatées d’avance.

Cas voisins

• Location d’un bureau dans un espace de coworking : la prestation est souvent facturée avec TVA, en 6132 si c’est une location de bureau.
• Location de matériel : ce n’est pas une location immobilière, elle va au 6135 Locations mobilières.
• Impôts locaux de l’entreprise : voir la CFE.