Écritures hors de l'exercice dans un FEC : date de clôture, période d'export et corrections

Ce que signifie l’erreur

L’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales définit le FEC comme l’ensemble des écritures de tous les journaux « au titre d’un exercice ». Le même article fixe le nom du fichier : SirenFECAAAAMMJJ, où AAAAMMJJ est « la date de clôture de l’exercice comptable ».

Le validateur s’appuie sur ce nom. Il lit la date de clôture dans les huit chiffres qui suivent « FEC », puis compare à cette date la zone EcritureDate de chaque ligne. Une ligne est signalée si elle est datée :

• après la date de clôture ;
• ou plus de 24 mois avant cette date, ce qui ne peut correspondre à aucun exercice, même un premier exercice allongé.

Le détail indique la date de l’écriture et la clôture retenue, par exemple « EcritureDate « 15/01/2026 », clôture au 31/12/2025 ».

Si le nom du fichier ne suit pas le modèle, ou si sa date n’est pas une date valide, le contrôle n’est pas mené : le validateur signale alors le nom du fichier.

Un exemple dans un fichier FEC

Un fichier nommé SirenFEC20251231.txt, exporté en sélectionnant la période « du 01/01/2025 au 31/01/2026 » :

JournalCode	EcritureNum	EcritureDate	CompteNum	EcritureLib	Debit	Credit
BQ	311	20251230	627000	Frais bancaires décembre	12,00	0,00
BQ	311	20251230	512000	Frais bancaires décembre	0,00	12,00
BQ	312	20260105	401000	Règlement Imprimerie Martin	480,00	0,00
BQ	312	20260105	512000	Règlement Imprimerie Martin	0,00	480,00

L’écriture BQ 312 est datée du 5 janvier 2026, après la clôture du 31 décembre 2025 : ses deux lignes sont signalées. Elle appartient à l’exercice suivant et n’a pas sa place dans ce fichier.

D’où viennent ces écritures

• Un export filtré par dates au lieu d’un export par exercice : une période saisie à la main déborde facilement de quelques jours ou d’un mois.
• Un exercice décalé : pour une société qui clôt au 30 juin, un export de l’année civile mélange deux exercices. À l’inverse, un fichier nommé avec 1231 alors que la clôture est au 30/06 fait apparaître six mois d’écritures hors exercice.
• Un fichier renommé à la main avec une mauvaise année ou une mauvaise date.
• Des écritures d’inventaire mal datées : charges à payer, produits constatés d’avance ou dotations saisis en janvier et datés du jour de saisie au lieu de la date de clôture.
• Les à-nouveaux de l’exercice suivant, générés au premier jour du nouvel exercice et inclus par erreur dans l’export de l’exercice clos.

Comment corriger

1. Vérifiez d’abord le nom du fichier. La date doit être la date de clôture réelle de l’exercice, telle qu’elle figure dans vos comptes annuels. Si toutes les écritures ou presque sont signalées, c’est presque toujours là que se trouve l’erreur.
2. Regardez la période couverte affichée dans le rapport du validateur FEC : la première et la dernière date doivent correspondre à l’ouverture et à la clôture de l’exercice.
3. Réexportez par exercice, en choisissant l’exercice dans votre logiciel plutôt qu’une plage de dates saisie à la main.
4. Si une écriture est réellement mal datée dans la comptabilité (régularisation datée de janvier au lieu du 31 décembre, par exemple), corrigez-la dans le logiciel avant l’export, tant que l’exercice n’est pas définitivement clos. Le guide de la clôture d’exercice rappelle la date à retenir pour ces écritures.

Est-ce grave ?

Le validateur classe ce contrôle en avertissement, car il dépend d’une donnée externe aux écritures : le nom du fichier. Une simple erreur de nommage suffit à le déclencher.

Quand les écritures signalées sont réellement d’un autre exercice, en revanche, le fichier ne correspond pas à ce que prévoit le texte : il ne reflète pas un exercice et un seul. Les totaux, la balance et les résultats que l’on peut en tirer sont alors faux. Dans ce cas, corrigez l’export avant de transmettre le fichier.

Ce contrôle a une limite : sans date d’ouverture, il ne repère pas une écriture de l’exercice précédent datée de quelques mois avant l’ouverture. Le contrôle « Période couverte supérieure à 24 mois » et la période affichée dans le rapport complètent cette vérification.