Préparer un contrôle fiscal

Lors d’une vérification, l’administration demande le fichier des écritures comptables (FEC) de chaque exercice contrôlé. Grand Livre le produit au format réglementaire et peut aussi préparer une archive complète : le FEC, les états comptables en PDF et toutes les pièces justificatives, rangées écriture par écriture.

L’exemple suit la société Atelier Lumière, qui prépare les documents de son exercice 2025.

1. Arrêter l’exercice

Avant de remettre quoi que ce soit, assurez-vous que l’exercice est complet et verrouillé (Paramètres › Exercices, case Verrouillé) : le FEC remis doit refléter des comptes qui ne bougeront plus. Vérifiez aussi que la fiche entreprise porte le SIREN, qui donne son nom réglementaire au fichier.

2. Télécharger le FEC

Ouvrez Paramètres › Exports. Chaque exercice a sa ligne ; cliquez sur FEC sur celle de l’exercice contrôlé. Le fichier est nommé selon la règle officielle, SIREN, « FEC » et date de clôture : ici 912345675FEC20251231.txt.

Il contient toutes les écritures de l’exercice, à-nouveaux compris, dans leur dernière version.

Pour vous rassurer avant de l’envoyer, vous pouvez passer le fichier au validateur de FEC gratuit de Grand Livre : il applique 49 contrôles tirés de la réglementation, et le fichier est lu dans votre navigateur sans être envoyé.

3. Générer l’archive complète

Sur la même ligne, cliquez sur Archive complète. La génération se fait en arrière-plan ; une barre indique l’étape en cours (FEC, états PDF, pièces justificatives…) et le pourcentage. Vous pouvez quitter la page entre-temps.

4. Télécharger l’archive

Quand le bouton Archive complète réapparaît avec une flèche de téléchargement, cliquez dessus. L’archive reste disponible 3 jours ; le bouton fléché voisin, Regénérer l’archive, en produit une nouvelle, par exemple après une correction.

Le fichier ZIP réunit :

• le FEC de l’exercice, identique à celui téléchargé seul ;
• le dossier etats/ : grand livre, balance, journaux, bilan et compte de résultat en PDF ;
• le dossier pieces/, avec un sous-dossier par écriture, au numéro qu’elle porte dans le FEC, contenant ses justificatifs ;
• manifest.json, qui relie chaque écriture du FEC à ses pièces ;
• SHA256SUMS, l’empreinte de chaque fichier, qui permet de prouver que rien n’a été modifié depuis la génération.

Avant l’arrivée du vérificateur

Parcourez les écritures de l’exercice à la recherche de celles sans justificatif : une pièce jointe après coup à l’écriture apparaîtra dans la prochaine archive. Si vous corrigez une écriture, rouvrez l’exercice, corrigez, verrouillez de nouveau, puis regénérez le FEC et l’archive.