Numérotation non croissante dans un FEC : remettre les écritures dans l'ordre

Ce que signifie l’erreur

Le BOFiP demande que les écritures soient « numérotées chronologiquement de manière croissante, sans rupture ni inversion dans la séquence » (BOI-CF-IOR-60-40-20, § 40). Il illustre la règle par un exemple simple : les écritures 1 à 18 sont datées du 1er janvier, les écritures 19 à 35 du 2 janvier. Le numéro suit le temps.

Le validateur lit les écritures dans l’ordre où elles apparaissent dans le fichier et vérifie que chaque numéro est supérieur ou égal au plus grand numéro déjà rencontré dans la même séquence. Une séquence correspond :

• à tout le fichier si la numérotation est globale ;
• à chaque journal si un même numéro apparaît dans plusieurs journaux, ce que le BOFiP admet (§ 100) ;
• à chaque préfixe pour les numéros alphanumériques (VT00012, AC00045).

Pour chaque inversion, le rapport indique le journal, le numéro et le numéro qui le précède, par exemple « N° 41 après le n° 57 ».

Un exemple dans un fichier FEC

Une numérotation globale, mais un export trié par journal puis par numéro :

JournalCode	EcritureNum	EcritureDate	EcritureLib
AC	2	20260105	Facture Orange
AC	5	20260112	Facture EDF
AC	57	20260330	Facture Bureau Vallée
BQ	1	20260103	Prélèvement assurance
BQ	3	20260108	Virement client Dupont

Les écritures AC 2, 5 et 57 se suivent correctement, mais la banque commence ensuite à 1 : BQ 1 et BQ 3 sont signalées comme inversées, puisqu’elles suivent l’écriture 57. Ici, aucune écriture n’est fausse ; c’est l’ordre du fichier qui ne correspond pas à la numérotation.

D’où vient l’inversion

• Un export trié par journal alors que la numérotation est commune à tout le fichier, comme dans l’exemple.
• Une numérotation mensuelle : la séquence repart à 1 chaque mois. Le validateur voit des inversions à chaque changement de mois. Ces numéros en double fusionnent aussi plusieurs écritures en une, ce qui fait souvent apparaître des écritures déséquilibrées ou éclatées.
• Un numéro attribué à la saisie plutôt qu’à la validation, quand l’export trie par date de validation : une écriture saisie tôt mais validée tard porte un petit numéro et arrive en fin de fichier.
• Des à-nouveaux saisis en cours d’exercice puis renumérotés pour figurer en tête, ou l’inverse.
• Un import d’écritures depuis un autre outil, qui conserve ses propres numéros.
• Un fichier retouché dans un tableur : un tri sur une autre colonne suffit à désordonner la séquence.

Comment corriger

1. Regardez la première inversion du rapport : elle donne souvent la clé. Si elle tombe au changement de journal, c’est le tri de l’export ; au changement de mois, c’est la numérotation mensuelle.
2. Corrigez le tri de l’export pour qu’il suive l’ordre de validation, puis le numéro d’écriture.
3. Si la numérotation repart à zéro chaque mois, il faut une numérotation continue sur l’exercice. Selon le logiciel, l’export FEC peut recalculer un numéro continu ; sinon, le paramétrage du logiciel doit être revu, idéalement dès l’ouverture de l’exercice.
4. Si la numérotation est propre à chaque journal, signalez-le dans le descriptif qui accompagne la remise du fichier, comme le demande le BOFiP (§ 100).
5. Réexportez et relancez le validateur FEC.

Est-ce grave ?

Le contrôle est classé en avertissement : le format du fichier est respecté, mais une séquence inversée contredit l’exigence d’une numérotation chronologique. Quand l’inversion vient du tri de l’export, elle se corrige en quelques minutes et ne dit rien de la qualité de la comptabilité. Quand elle vient de la numérotation elle-même, elle mérite plus d’attention : le vérificateur s’appuie sur la séquence des numéros pour s’assurer qu’aucune écriture n’a été insérée après coup.

Ce contrôle va souvent de pair avec celui de l’ordre chronologique de validation : un fichier bien trié satisfait généralement les deux.