Ruptures de numérotation dans un FEC : retrouver les numéros manquants

Ce que signifie l’erreur

Le BOFiP est explicite : les écritures doivent être « numérotées chronologiquement de manière croissante, sans rupture ni inversion dans la séquence » (BOI-CF-IOR-60-40-20, § 40), et la numérotation du champ EcritureNum « doit être croissante dans le temps et ne pas comporter de rupture » (§ 100). Une rupture, c’est un numéro qui manque entre le plus petit et le plus grand numéro utilisé.

Le validateur procède ainsi :

• il détermine d’abord si la numérotation est globale ou propre à chaque journal : dès qu’un même numéro figure dans deux journaux, il contrôle chaque journal séparément ;
• il isole la partie numérique finale du numéro et regroupe les numéros par préfixe (VT, AC…) ;
• il liste les numéros absents de chaque séquence, par exemple « N° 46 manquant dans le journal VT » ou « N° 120 à 124 manquants (5) ».

Quand une séquence a plus de numéros manquants que de numéros utilisés, il s’agit généralement d’identifiants techniques : le validateur ne détaille pas chaque trou et affiche un constat unique, du type « 312 numéros utilisés entre 1 et 9870 : 9 558 manquants ».

Un exemple dans un fichier FEC

Une numérotation propre à chaque journal, dans le journal des ventes :

JournalCode	EcritureNum	EcritureDate	EcritureLib	Debit	Credit
VT	45	20260312	Facture 2026-045 Dupont	1200,00	0,00
VT	45	20260312	Facture 2026-045 Dupont	0,00	1200,00
VT	47	20260314	Facture 2026-047 Martin	600,00	0,00
VT	47	20260314	Facture 2026-047 Martin	0,00	600,00

L’écriture VT 46 n’existe pas dans le fichier : le validateur signale « N° 46 manquant dans le journal VT ».

D’où viennent les numéros manquants

• Un brouillard supprimé : certains logiciels attribuent le numéro dès la saisie. Une écriture abandonnée avant validation laisse un trou.
• Une écriture supprimée après validation : c’est précisément ce que le contrôle cherche à révéler. Une écriture validée ne devrait plus être supprimée, mais contrepassée.
• Un journal exclu de l’export : avec une numérotation globale, oublier un journal (situation, simulation, à-nouveaux, opérations diverses) crée des trous dans la séquence des autres.
• Des identifiants techniques exportés à la place d’un vrai numéro d’écriture : l’identifiant de base de données est unique pour toutes les écritures du logiciel, tous dossiers et exercices confondus.
• Un import depuis un outil de facturation ou de caisse qui reprend sa propre numérotation, avec des factures annulées ou filtrées.
• Un numéro qui se retrouve par hasard dans deux journaux alors que la numérotation est globale : le validateur bascule alors en contrôle par journal et chaque journal paraît plein de trous.

Comment corriger

1. Repérez les numéros manquants dans le rapport du validateur, journal par journal. Le compteur affiché correspond au nombre de numéros absents, pas au nombre d’écritures du fichier.
2. Vérifiez l’export : tous les journaux de l’exercice sont-ils inclus ? L’export couvre-t-il bien tout l’exercice ?
3. Cherchez les écritures dans le logiciel : si elles y figurent, le problème vient de l’export ; si elles ont été supprimées, retrouvez pourquoi grâce à l’historique ou au journal des modifications.
4. Si le numéro exporté est un identifiant technique, paramétrez l’export pour utiliser le numéro d’écriture comptable.
5. Si les trous ont une cause technique légitime, soyez en mesure de l’expliquer : le BOFiP ne prévoit pas d’exception écrite pour les numéros inutilisés, et le vérificateur posera la question.

Réexportez puis relancez le validateur FEC. Ne renumérotez pas le fichier texte à la main : il ne correspondrait plus aux écritures de votre logiciel.

Est-ce grave ?

Le validateur classe ce contrôle en avertissement : le format du fichier est respecté, mais l’anomalie mérite d’être vérifiée. Une numérotation sans rupture est l’une des garanties de l’irréversibilité des écritures. Quelques trous expliqués par des brouillards ne remettent pas en cause une comptabilité ; des trous nombreux et inexpliqués, en revanche, peuvent faire douter de son caractère probant.

Si le rapport signale aussi des numéros dans le désordre, voyez la page numérotation non croissante : les deux anomalies ont souvent la même origine.