Comment comptabiliser les cotisations sociales du gérant ?

La règle : une charge distincte de la rémunération

Le gérant majoritaire d’une EURL ou d’une SARL relève du régime des travailleurs non salariés (TNS). Ses cotisations sociales ne sont pas retenues sur sa rémunération : la société les paie directement à l’Urssaf et aux caisses, en plus de la rémunération. Dans une société à l’IS, elles sont une charge de la société.

Elles s’enregistrent au compte 646 Cotisations sociales personnelles de l’exploitant. Il regroupe l’ensemble des cotisations obligatoires : maladie, allocations familiales, retraite de base et complémentaire, invalidité-décès, CSG et CRDS.

Le fonctionnement des cotisations TNS

Les cotisations sont d’abord appelées à titre provisionnel, sur la base d’un revenu estimé, puis régularisées une fois le revenu réel de l’année déclaré. On reçoit donc :

• des échéances mensuelles ou trimestrielles, prélevées sur le compte de la société ;
• une régularisation, en plus ou en moins, après la déclaration annuelle de revenus.

Chaque mouvement s’enregistre à sa date, au vu de l’échéancier ou du relevé bancaire.

Cas 1 : prélèvement mensuel

L’Urssaf prélève 850 € sur le compte de la société le 5 du mois.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
646	Cotisations sociales personnelles de l'exploitant	850,00
512	Banque		850,00
	Total	850,00	850,00

Il n’y a pas de TVA sur les cotisations sociales. Les prélèvements des caisses de retraite, s’ils sont distincts, s’enregistrent de la même façon.

Cas 2 : régularisation annuelle

Après la déclaration de revenus, l’Urssaf calcule les cotisations définitives de l’année précédente.

Si le revenu réel était plus élevé que l’estimation, un complément de 1 200 € est prélevé :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
646	Cotisations sociales personnelles de l'exploitant	1 200,00
512	Banque		1 200,00
	Total	1 200,00	1 200,00

S’il était plus faible, l’Urssaf rembourse le trop-perçu, par exemple 600 € :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
512	Banque	600,00
646	Cotisations sociales personnelles de l'exploitant		600,00
	Total	600,00	600,00

À la clôture : la régularisation à venir

À la clôture, la rémunération de l’exercice est connue, mais la régularisation des cotisations ne sera calculée que l’année suivante. Si elle est significative, on l’estime et on l’enregistre en charge de l’exercice, contre un compte de charges à payer envers les organismes sociaux (438). L’écriture est contrepassée à l’ouverture de l’exercice suivant.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
646	Cotisations sociales personnelles de l'exploitant	1 200,00
438	Organismes sociaux – charges à payer		1 200,00
	Total	1 200,00	1 200,00

L’estimation dépend du revenu de l’exercice et des taux en vigueur : c’est un calcul à faire, ou à faire valider, avec un simulateur Urssaf ou votre expert-comptable.

La CSG et la CRDS non déductibles

Une partie de la CSG et la totalité de la CRDS ne sont pas déductibles fiscalement. En comptabilité, rien ne change : elles restent dans le compte 646 avec le reste des cotisations. La correction se fait hors comptabilité, sur la déclaration de résultat, où la part non déductible est réintégrée.

Les erreurs fréquentes

• Déduire les cotisations du versement au gérant. Rémunération et cotisations sont deux charges distinctes : 644 d’un côté, 646 de l’autre.
• Utiliser les comptes des salariés. Les comptes 645 et 431 servent aux cotisations des salariés et des dirigeants assimilés salariés, pas au gérant TNS.
• Oublier la régularisation. Un remboursement de l’Urssaf n’est pas un produit exceptionnel : il vient en diminution du compte 646.
• Passer la CSG non déductible dans un autre compte. Le retraitement est fiscal, pas comptable.
• Enregistrer en charges les contrats facultatifs sans vérifier leur traitement. Mutuelle, prévoyance ou retraite facultatives souscrites par le gérant obéissent à des règles fiscales propres. Faites vérifier leur prise en charge par la société.

Cas voisins

• La rémunération elle-même : voir la rémunération du gérant d’EURL.
• Les autres prélèvements obligatoires de la société : voir la CFE et la déclaration de TVA.