Comment comptabiliser des indemnités kilométriques ?

La règle : un remboursement forfaitaire au barème

Quand le gérant ou un salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, la société peut lui rembourser ses frais sous forme d’indemnités kilométriques. Le montant se calcule avec le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale, selon la puissance fiscale du véhicule (en CV) et la distance parcourue.

Le barème est un forfait. Il couvre l’usure du véhicule, le carburant, l’entretien, les pneus et l’assurance. Les frais de péage et de stationnement liés aux trajets professionnels peuvent être remboursés en plus, sur justificatifs.

Les indemnités sont réservées aux véhicules qui n’appartiennent pas à la société. Si la voiture est inscrite à l’actif ou louée par la société, ses frais sont déjà des charges de la société : il n’y a pas d’indemnités kilométriques à verser.

Le calcul

Exemple avec le barème 2024 (applicable aux revenus 2024), pour une voiture de 5 CV ayant parcouru jusqu’à 5 000 km professionnels dans l’année : distance × 0,636.

Le gérant d’une EURL a fait 3 200 km de trajets professionnels avec sa voiture personnelle de 5 CV :

3 200 × 0,636 = 2 035,20 €

Pour un véhicule électrique, le montant issu du barème est majoré de 20 % : 2 035,20 × 1,20 = 2 442,24 €.

Le barème est revu régulièrement. Avant de calculer, vérifiez le barème en vigueur pour l’année des déplacements, sur impots.gouv.fr, et la tranche qui correspond à votre kilométrage total.

L’écriture

Les indemnités s’enregistrent au compte 6251 Voyages et déplacements. Il n’y a pas de TVA : c’est un remboursement forfaitaire, pas l’achat d’un bien ou d’un service.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6251	Voyages et déplacements	2 035,20
455	Associés – comptes courants		2 035,20
	Total	2 035,20	2 035,20

Puis le remboursement, quand la société paie le gérant :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
455	Associés – comptes courants	2 035,20
512	Banque		2 035,20
	Total	2 035,20	2 035,20

Si la société rembourse au fil de l’eau, chaque mois, on peut aussi passer directement la charge contre la banque (6251 au débit, 512 au crédit). Le compte courant reste utile quand le remboursement est différé : la somme due au gérant apparaît au bilan.

Pour un salarié, le principe est le même, avec le compte 421 Personnel – rémunérations dues à la place du 455.

Les justificatifs à conserver

L’indemnité n’est déductible que si les déplacements sont réels et justifiés. Tenez un état, mois par mois, avec pour chaque trajet :

• la date ;
• le point de départ et la destination ;
• le motif : client, fournisseur, rendez-vous ;
• le nombre de kilomètres.

Gardez aussi une copie de la carte grise, qui prouve la puissance fiscale et que le véhicule appartient bien au bénéficiaire.

Les erreurs fréquentes

• Récupérer de la TVA. Les indemnités kilométriques n’en contiennent pas.
• Cumuler indemnités et frais réels. On ne peut pas rembourser au barème et, en plus, prendre en charge le carburant, l’entretien ou l’assurance du même véhicule.
• Verser des indemnités pour une voiture de la société. Ses frais sont déjà en charge.
• Appliquer la mauvaise tranche. Le barème change de formule selon le kilométrage annuel total : le calcul se fait sur l’ensemble des kilomètres professionnels de l’année.
• Rembourser un forfait mensuel fixe sans relevé de trajets. Sans justificatif, la somme risque d’être requalifiée en rémunération.

Cas voisins

• Les autres dépenses avancées par le gérant (péages, parking, fournitures) suivent le circuit de la note de frais.
• Les sommes dues au gérant et non remboursées restent en compte courant d’associé.