Comment comptabiliser des frais de déplacement (train, hôtel) ?

La règle : 6251 pour le transport, 6256 pour le séjour

Les déplacements professionnels du dirigeant et des salariés sont des charges de la société quand ils sont faits dans l’intérêt de l’entreprise : rendez-vous client, chantier, salon, formation. Ils se répartissent entre deux comptes :

• 6251 Voyages et déplacements : billets de train et d’avion, taxis, VTC, transports en commun, location de voiture de courte durée, péages et parking ;
• 6256 Missions : frais de séjour pendant le déplacement, c’est-à-dire l’hôtel et les repas pris sur place.

Les repas où vous invitez un client ou un partenaire relèvent d’un autre compte, le 6257 Réceptions : voir les repas d’affaires.

La dépense reste la même, que le billet soit payé avec la carte de la société ou avancé par le dirigeant. Seule la contrepartie change : la banque dans le premier cas, la dette envers celui qui a avancé les frais dans le second.

La TVA : presque rien n’est récupérable, sauf les repas

C’est le point sensible de ces dépenses. Les factures affichent de la TVA, le plus souvent à 10 %, mais deux exclusions s’appliquent.

• Transport de personnes : la TVA n’est jamais déductible, quel que soit le moyen de transport (train, avion, taxi, VTC, bus, bateau). La charge est enregistrée TTC.
• Hébergement du dirigeant et des salariés : la TVA de la nuit d’hôtel n’est pas déductible. La charge est enregistrée TTC.
• Hébergement offert à un tiers (client, fournisseur, intervenant extérieur) : la TVA est déductible, à condition que la facture soit au nom de la société et précise l’identité et la qualité de la personne hébergée.
• Repas et restauration : la TVA est déductible, y compris pour les repas du dirigeant et des salariés en déplacement. Le petit-déjeuner facturé avec la chambre suit la même règle s’il apparaît sur une ligne distincte.

La taxe de séjour ne comporte pas de TVA : elle s’ajoute simplement au coût de la nuit.

Cas 1 : billet de train payé avec la carte de la société

Le gérant se rend chez un client à Lyon. Billet aller-retour : 120 € TTC, payé en ligne avec la carte bancaire de la société. La TVA n’est pas récupérable.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6251	Voyages et déplacements	120,00
512	Banque		120,00
	Total	120,00	120,00

Un billet d’avion ou une course de taxi s’enregistre de la même façon, pour le montant payé.

Cas 2 : nuit d’hôtel du gérant

Sur place, le gérant passe une nuit à l’hôtel. La facture, payée avec la carte de la société, détaille : chambre 110 € TTC (dont 10 € de TVA), petit-déjeuner 11 € TTC (10 € HT, 1 € de TVA), taxe de séjour 2 €. Total : 123 €.

Seule la TVA du petit-déjeuner est récupérable. La charge est donc de 110 + 10 + 2 = 122 €.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6256	Missions	122,00
44566	TVA déductible sur autres biens et services	1,00
512	Banque		123,00
	Total	123,00	123,00

Cas 3 : chambre d’hôtel offerte à un client

La société invite un client à visiter ses locaux et prend en charge sa nuit d’hôtel : 150 € HT, 15 € de TVA, 165 € TTC. La facture est établie au nom de la société et mentionne le nom du client hébergé. Le bénéficiaire étant un tiers, la TVA est récupérable. La dépense est une invitation : elle va en 6257 Réceptions.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6257	Réceptions	150,00
44566	TVA déductible sur autres biens et services	15,00
401	Fournisseurs		165,00
	Total	165,00	165,00

Cas 4 : frais avancés par le dirigeant

En déplacement, le gérant règle un taxi de 45 € avec sa carte personnelle. La charge est la même ; la société lui doit simplement la somme. Pour un dirigeant associé, la contrepartie est son compte courant.

Compte	Libellé	Débit	Crédit
6251	Voyages et déplacements	45,00
455	Associés – comptes courants		45,00
	Total	45,00	45,00

Pour un salarié, la contrepartie est le compte 421. Le remboursement et le regroupement des justificatifs sont détaillés dans la note de frais.

Les justificatifs à conserver

• Le billet ou la confirmation de réservation, avec le prix et le nom du voyageur.
• La facture de l’hôtel, au nom de la société de préférence, détaillant chambre, repas et taxe de séjour.
• Le reçu du taxi ou la facture du VTC.
• L’objet du déplacement : client visité, salon, formation. Notez-le sur la pièce ou dans le libellé de l’écriture. C’est ce qui justifie que la dépense est faite dans l’intérêt de la société.

Un relevé de carte bancaire ne remplace pas ces pièces.

Les erreurs fréquentes

• Récupérer la TVA sur un billet de train ou une course de taxi. Le transport de personnes est exclu du droit à déduction, même avec une facture en bonne et due forme.
• Récupérer la TVA sur l’hôtel du dirigeant. Seul l’hébergement de tiers y ouvre droit.
• Enregistrer toute la facture d’hôtel sans la détailler. Les repas portent une TVA récupérable : il faut les isoler de la nuitée.
• Passer en charge un déplacement personnel. Un week-end prolongé ou le billet d’un conjoint ne sont pas des frais de la société. Payés par elle, ils deviennent une avance au dirigeant.
• Enregistrer la dépense sans justificatif, sur la seule foi du relevé bancaire.
• Confondre avec les trajets en voiture personnelle. Ils ne se remboursent pas aux frais réels mais par des indemnités kilométriques.

Cas voisins

• Le remboursement des frais avancés par le dirigeant ou un salarié : voir la note de frais.
• Un déplacement avec sa voiture personnelle : voir les indemnités kilométriques.
• Le carburant, les péages et le parking d’un véhicule de la société : voir le carburant et les péages.